【调档函什么意思】“调档函”是人事管理中常见的一个术语，通常用于单位或个人在办理工作调动、入职、离职、档案转移等业务时，向相关档案管理部门申请调取个人人事档案的正式文件。它不仅是档案转移的依据，也是确保档案信息准确性和合法性的关键材料。
为了帮助大家更好地理解“调档函”的含义和使用场景，以下是对调档函的总结说明，并通过表格形式进行对比分析。
一、调档函是什么？
调档函是指用人单位或个人在需要调取个人人事档案时，向档案保管单位（如人才市场、人社局、学校、原单位等）发出的正式书面申请。该函件通常包含被调档人的基本信息、调档原因、调档目的以及接收单位的信息等。
调档函的作用主要包括：
- 确认档案调出的合法性；
- 明确档案交接的责任方；
- 作为档案转递的重要凭证。
二、调档函的常见用途
| 使用场景 | 说明 |
| 工作调动 | 员工因工作变动需将档案从原单位转移到新单位 |
| 入职新单位 | 新单位要求提供个人人事档案以办理入职手续 |
| 离职后档案转移 | 员工离职后需将档案转移到人才市场或其他保管机构 |
| 考研/考公 | 需要调取档案用于报名或审核 |
| 档案补办 | 因档案遗失或损坏，需重新调取原始档案 |
三、调档函的格式与内容
调档函一般应包括以下
1. 调档函
2. 发函单位名称：即申请调档的单位或个人
3. 收函单位名称：即档案保管单位
4. 被调档人姓名、身份证号、联系方式
5. 调档原因及目的
6. 调档后的去向（如新单位名称）
7. 联系人及联系方式
8. 盖章及日期
四、调档函的重要性
| 重要性 | 说明 |
| 合法性 | 是档案调转的法律依据 |
| 安全性 | 避免档案丢失或被冒用 |
| 便捷性 | 提高档案调转效率 |
| 可追溯性 | 便于后续查询和管理 |
五、调档函的注意事项
1. 真实性：调档函内容必须真实有效，不得伪造。
2. 规范性：格式应符合相关单位的要求。
3. 时效性：调档函应在有效期内使用。
4. 保密性：涉及个人信息的内容应妥善保管。
总结
调档函是人事档案管理中的重要文件，主要用于档案的合法调取和转移。无论是员工调动、入职、离职还是其他档案相关事务，调档函都起到了关键作用。正确填写和使用调档函，有助于确保档案管理的规范性和安全性。
| 项目 | 内容 |
| 调档函定义 | 用于调取人事档案的正式文件 |
| 主要用途 | 工作调动、入职、离职、考研、考公等 |
| 核心内容 | 姓名、身份证号、调档原因、接收单位等 |
| 重要性 | 合法性、安全性、便捷性 |
| 注意事项 | 真实性、规范性、时效性、保密性 |
如需开具调档函，建议提前与档案保管单位沟通，了解具体要求和流程，避免因资料不全或格式错误影响档案调转。
