【索赔函格式范文】在商业往来中，当一方因对方违约、货物损坏或服务未达标准而遭受损失时，通常会通过书面形式向责任方提出索赔。索赔函是正式表达诉求的重要工具，具有法律效力。本文将对索赔函的基本格式进行总结，并提供一份实用的范文模板。
一、索赔函的基本结构
1. 明确写明“索赔函”字样
2. 收件人信息：包括公司名称、地址、联系人等
3. 发件人信息：同上，但为提出索赔的一方
4. 日期：函件发出的日期
5. 详细说明索赔事由、依据、金额及要求
6. 附件清单（如有）：如发票、照片、合同等
7. 结尾语：礼貌表达希望尽快处理的期望
二、索赔函格式范文（示例）
| 项目 | 内容 |
| 标题 | 索赔函 |
| 发件人 | ××有限公司 地址：××市××区××路××号 联系人：张×× 电话：010-×××××××× |
| 收件人 | ××贸易公司 地址：××市××区××路××号 联系人：李×× 电话：010-×××××××× |
| 日期 | 2025年4月5日 |
| 正文 | 尊敬的李经理： 我司于2025年3月10日向贵司订购了价值人民币50,000元的电子产品一批，订单编号为P20250310。然而，该批货物在2025年3月25日送达后，发现其中3台设备存在严重质量问题，无法正常使用。我司已第一时间拍照并寄送至贵司，相关证据已附于本函后。 根据双方签订的《购销合同》第5条，贵司应承担因产品质量问题导致的全部责任。因此，我司现正式提出如下索赔请求： 1. 要求贵司更换3台合格产品； 2. 赔偿我司因此次事件产生的额外费用共计人民币2,000元。 请贵司在收到本函后5个工作日内给予明确答复，并妥善处理此事。如未能及时解决，我司将保留进一步追究法律责任的权利。 感谢贵司的理解与配合！ 此致 敬礼！ ××有限公司 张×× 2025年4月5日 |
| 附件 | 1. 货物照片 2. 合同复印件 3. 发票复印件 |
三、注意事项
- 语言应简洁明了，避免使用模糊表述；
- 所有事实必须真实，必要时附上证明材料；
- 可根据实际情况调整赔偿金额和处理方式；
- 建议通过邮寄或电子邮件发送，并保留副本。
通过以上格式和范文，企业可以在发生纠纷时更有效地维护自身权益，同时保持良好的商业关系。
