【工程档案管理办法】为规范工程项目档案管理，确保工程资料的完整性、系统性和可追溯性，提升项目管理水平和后期维护效率，特制定本《工程档案管理办法》。该办法适用于所有新建、改建、扩建及维修类工程项目的档案管理工作。
一、适用范围
本办法适用于公司内部所有涉及工程建设的项目，包括但不限于：
| 类型 | 说明 |
| 新建工程 | 新建建筑、基础设施等项目 |
| 改建工程 | 对原有工程进行结构或功能调整的项目 |
| 扩建工程 | 在原有基础上扩大规模的项目 |
| 维修工程 | 对已有设施进行修复、更新的项目 |
二、档案管理原则
1. 统一标准：按照国家相关法律法规及行业标准进行档案管理。
2. 全过程管理：从项目立项到竣工验收，全程跟踪记录。
3. 分类归档：按工程阶段、专业类别进行分类整理。
4. 专人负责：明确档案管理人员职责，确保责任落实。
5. 安全保密：对涉及商业秘密或敏感信息的档案采取必要的保护措施。
三、档案内容与分类
工程档案主要包括以下几类：
| 档案类别 | 内容说明 |
| 立项文件 | 项目建议书、可行性研究报告、批复文件等 |
| 设计文件 | 初步设计、施工图、设计变更通知等 |
| 施工文件 | 施工组织设计、技术交底、施工日志、材料检验报告等 |
| 监理文件 | 监理规划、监理日志、质量评估报告等 |
| 竣工验收文件 | 竣工图纸、验收报告、结算资料等 |
| 其他资料 | 工程照片、影像资料、电子文档等 |
四、档案管理流程
1. 收集整理：各项目负责人在项目实施过程中及时收集相关资料，并按类别整理。
2. 审核归档：由档案管理人员对资料进行审核，确认无误后归档保存。
3. 借阅使用：档案借阅需填写借阅登记表，经批准后方可使用。
4. 销毁管理：对超过保管期限且无保留价值的档案，按程序进行销毁处理。
五、档案管理职责分工
| 职责单位 | 主要职责 |
| 项目经理 | 负责项目资料的收集与初步整理 |
| 技术负责人 | 负责设计、施工等技术类资料的审核 |
| 档案管理员 | 负责档案的接收、分类、归档、保管及借阅管理 |
| 审计/财务部门 | 负责与工程造价、合同相关的资料管理 |
六、档案保管与利用
- 档案应存放在专用档案室，配备防火、防潮、防盗设施。
- 电子档案应定期备份，防止数据丢失。
- 档案管理人员应定期检查档案状况，发现问题及时处理。
- 档案可用于项目总结、审计、法律纠纷处理等用途。
七、附则
本办法自发布之日起施行，由公司档案管理部门负责解释和修订。各单位应结合实际情况，认真贯彻执行，确保工程档案管理工作的规范化、制度化和科学化。
附件：工程档案目录清单（示例）
| 序号 | 档案名称 | 责任人 | 备注 |
| 1 | 项目建议书 | 项目经理 | 项目立项依据 |
| 2 | 施工图 | 设计人员 | 项目施工依据 |
| 3 | 材料进场记录 | 材料员 | 材料来源与质量证明 |
| 4 | 工程验收报告 | 监理工程师 | 工程质量评定 |
| 5 | 竣工图纸 | 施工单位 | 最终施工成果 |
通过严格执行《工程档案管理办法》，能够有效提升工程项目管理的整体水平，为后续的运营、维护、审计等工作提供可靠的数据支持。
